Datenschutzerklärung

Informationspflichten - Allgemein - gemäß Artikel 13 und 14 der DS-GVO

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Verband. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind wir verpflichtet, Sie zu informieren, wie wir mit Ihren Daten umgehen und welche Rechte Sie in puncto Datenschutz haben.

1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle

1.1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
Gewässerunterhaltungsverband Untere Saale/Roda (GUV Untere Saale/Roda)

Löbstedter Str. 56
07749 Jena
vertreten durch: Uwe Feige – Geschäftsführer

1.2. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Telefon: 03 641 / 63 611 - 00
E-Mail: info@untere-saale-roda.de

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Telefon: 0351 2050 2839

2. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten? (Betroffenenrechte)

Ihnen stehen sog. Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall betroffene Person ausüben und gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können. Diese Rechte sind im Wesentlichen in der DS-GVO in den Art. 12 – 23 geregelt. Die wichtigsten Regelungen sollen hier aufgegriffen werden:

2.1. Ein Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS- GVO

Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgen.

2.2. Rechte bei Einwilligung, Art. 7 DS-GVO

Sollte die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruhen, haben Sie jederzeit das Recht diese Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

2.3. Einschränkungen

Es bestehen gegebenenfalls Einschränkungen der o. g. Rechte gemäß Art. 23 DS-GVO und spezialgesetzlicher Regelungen.

2.4. Geltendmachung Ihrer Rechte

Für die Ausübung Ihrer Rechte ist es ausreichend eine Erklärung an den unter Punkt 1 genannten Verantwortlichen zu richten und Ihrem Anliegen entsprechend Ausdruck zu verleihen. Diese Erklärung können Sie schriftlich / per E-Mail ohne Angaben von Gründen abgeben.

2.4.1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DS-GVO

Darüber hinaus haben Sie als Betroffener im Falle von Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen für den Verantwortlichen ist:

Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz (TLFD)

Anschrift:
Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt
Häßlerstr. 8, 99096 Erfurt

Telefon: 0361 57-3112900
Telefax: 0361 57-3112904

E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Internet:  www.tlfdi.d

3. Allgemeiner Verarbeitungsrahmen

3.1. Kontakt über das Internet

Beim Zugriff auf unsere Internetseite werden personenbezogenen Daten verarbeitet. Das ist notwendig, um Ihrem Browser die angeforderten Informationen (Text und Bilder der jeweiligen Seite) zur Verfügung zu stellen. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten (unter anderem auch Ihre IP-Adresse) werden protokolliert. Zweck der Protokollierung ist u. a. die Sicherstellung der IT-Sicherheit des Webservers.

Wenn Sie über unser Kontaktformular oder unseren Mängelmelder mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail (siehe Punkt 3.3) bei uns ein. Die Informationen, die Sie dort in die Felder eintragen haben, werden verschlüsselt zum Webserver übertragen. Die Abholung durch den Verantwortlichen erfolgt ebenfalls verschlüsselt.

Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte: 
Punkt 4 – Spezieller Verarbeitungsrahmen - Internetseite

3.2. Persönlicher Kontakt / Übergabe von Intimationen z. B. in Form einer Visitenkarte

Bei einem persönlichen Kontakt werden von uns keine personenbezogenen Daten verarbeitet, auch dann nicht, wenn wir von Ihnen Informationen z. B. in Form einer Visitenkarte, erhalten. Falls wir uns entscheiden, Ihre Informationen in unsere Adressverwaltung aufzunehmen, werden wir Sie darüber informieren.

Wir werden die Adressen und die erhaltenen Kontaktinformationen lediglich für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen nutzen, wenn wir bei der Informationserteilung (z. B. der Übergabe der Informationen) davon ausgehen durften, dass Sie dies wünschten.

Die Aufbewahrungsdauer der Informationen bestimmt sich nach dem speziellen Verarbeitungsrahmen.

3.3. Telefonischer Kontakt

Bei einem Anruf bzw. Anrufversuch wird Ihre Rufnummer, sofern Sie diese nicht unterdrückt haben, der Zeitpunkt sowie die Dauer des Anrufs für eine gewisse Zeit auf dem jeweilig am Kommunikationsvorgang beteiligten Telekommunikationssystemen gespeichert (die letzten 30 – 400 Anrufe).

Darüber hinaus speichern wir diese und weitere Daten zunächst nicht, es sei denn, Sie wünschen dies ausdrücklich (z. B. zur weiteren Kontaktaufnahme oder zur Erfüllung Ihres Anliegens).

Wir verarbeiten Ihre Sprachnachricht in unserem Telefonsystem, sollten wir gerade den Anruf nicht persönlich annehmen können (Anrufbeantworter).

Weiterhin werden die Verbindungsdaten (nur bei Nutzung des Anrufbeantworters auch die Gesprächsinhalte) zentral in der Telefonanlage gespeichert bzw. protokolliert. Die Daten werden nach 400 Kommunikationsvorgängen (ankommend, ausgehend, auch Anrufversuche) jeweils überschrieben.

Sprachnachrichten werden nach Erledigung unmittelbar gelöscht.

3.4. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie sich mit einer E-Mail an uns wenden, wird Ihre E-Mail bei unserem Hosting-Anbieter (Host Europe GmbH) und in unserem System gespeichert und entsprechend der Zweckbestimmung zur Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse des Verantwortlichen der zuständigen Abteilung zugeteilt und dort bearbeitet.

Die Aufbewahrungsdauer bestimmt sich nach dem speziellen Verarbeitungsrahmen.

3.5. Kontakt mit Brief

Ihre Briefe werden bei uns zentral geöffnet.

Anschließend werden diese, entsprechend der Zweckbestimmung, zur Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse des Verantwortlichen der zuständigen Abteilung zugeteilt und dort bearbeitet.

Die Aufbewahrungsdauer bestimmt sich nach dem speziellen Verarbeitungsrahmen

3.6. Kontakt per Fax

Wenn Sie sich mit einem Fax an uns wenden, wird der gleiche Ablauf wie unter Punkt 3.4 durchgeführt.

Die übertragene Faxnummer wird in unseren Telekommunikationssystemen (Faxgerät, Gateway) systembedingt gespeichert und auf dem Ausdruck als Kopfzeile mit übergeben.

3.7. Beantwortung

Werden Sie schriftlich kontaktiert, erhalten Sie möglicherweise ergänzende Informationen über den Umgang mit Ihren Daten im speziellen Verarbeitungsrahmen.

4. Spezieller Verarbeitungsrahmen - Internetseite

4.1. Wofür nutzen wir Ihre Daten? (Verarbeitungszwecke)

Bei der gegebenenfalls notwendigen Nutzung der nachfolgend allgemeinen Daten und Informationen zieht der GUV Untere Saale/Roda keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um

  • die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern,
  • die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten, sowie
  • um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Diese erhobenen Daten und Informationen werden durch den GUV Untere Saale/Roda daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

4.1.1. Aufruf unserer Internetseite

Die Internetseite des GUV Untere Saale/Roda wird von dem Provider (www.hosteurope.de) gehostet. Der Provider erfasst und speichert mit jedem Aufruf durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen automatisch in so genannten Server-Log-Dateien. Diese Daten werden von Ihrem Browser automatisch an uns übermittelt.

4.1.1.1. Access Log
Das Access Log enthält alle Zugriffe auf unsere Internetseite. Die Daten werden 14 Tage vorgehalten. Zugriff haben nur Mitarbeiter mit administrativen Berechtigungen

  • Client-IP
    Um zu erkennen, von wo aus unsere Server gegebenenfalls angegriffen werden, erhebt der Provider vollständige IP-Adressen, die 14 Tage lang auch so gespeichert werden.
  • Remote User
    Im Normalfall erscheint nur ein Bindestrich. Der Provider speichert nur dann Daten hierzu, wenn auf unserer Internetseite ein Anmeldeprozess mit Benutzernamen vorhanden wäre, der auf http-Basic Auth basiert. Der Benutzername wird dann gespeichert.
  • Timestamp
    Dahinter verbirgt sich die Angabe zum Zeitpunkt des Zugriffs mit Angabe der Zeitzone.
  • Request-Zeile
    Dies ist der Pfad der Ziel-Adresse ohne die Domain. Wenn der Besucher auf ein Bild unsere Internetseite klickt, steckt dahinter die URL „www.untere-saale-roda.de/bild.jpg“.
    Die Request Zeile lautet dann „/bild.jpg“.
    Zusätzlich werden die verwendete HTTP-Anfragemethode und die genutzte Version des HTTP-Protokolls gespeichert.
  • Status Code
    Sicherlich haben Sie schon einmal eine 404-Seite gesehen. Diese wird immer dann angezeigt, wenn eine aufgerufene Seite oder Datei nicht gefunden werden kann. 404 ist dabei der Status Code, der Ihnen als Besucher sagt, dass Sie eine nicht vorhandene Seite aufrufen wollten. Die Internet Assigned Numbers Authority hat noch eine Vielzahl an weiteren Status Codes definiert, die für die Fehleranalyse hilfreich sind: 200 bedeutet zum Beispiel OK – hier konnten Sie als Benutzer unsere Internetseite also fehlerfrei aufrufen.
  • Größe des Response Bodies
    Wenn Sie als Besucher auf unsere Internetseite gehen, laden Sie temporär Daten herunter. Das sind zum Beispiel die Bilder und Texte, die Sie in Ihrem Browser sehen. Die Log-Datei gibt an, wie groß diese Daten sind.
  • Referer, der vom Client gesendet wurde
    Dieses Feld zeigt an, von welcher Seite Sie als Besucher unserer Internetseite gekommen sind. Sollte dieser nicht gesetzt sein, erscheint nur ein Bindestrich.
  • User Agent, der vom Client gesendet wurde
    Hier werden zum Beispiel Angaben zur Art und Version des Browsers und dem Betriebssystem, das Sie als Besucher nutzen, erfasst.

4.1.1.2. Error Log
Im Error Log werden sämtliche auftretenden Fehler dokumentiert. Bei diesen Fehlermeldungen kann es sich um Fehler in PHP oder CGI Skripten oder um Meldungen des Webservers selbst handeln. Der Aufbau des Eintrags ist ähnlich dem des Access Logs. Die Daten werden 7 Tage vorgehalten. Zugriff haben nur Mitarbeiter mit administrativen Berechtigungen.

4.1.1.3. Weitere Details
Unser Webhoster www.hosteurope.de stellt weitere Erläuterungen der erfassten Daten zur Verfügung. Diese finden Sie unter:
https://www.hosteurope.de/faq/webhosting/webhosting-logfiles/aufbau-logfiles/
https://www.hosteurope.de/faq/webhosting/webhosting-logfiles/welche-logfiles-werden-gespeichert/

4.1.2. Kontaktmöglichkeiten über die Internetseite

Die Internetseite des GUV Untere Saale/Roda enthält aufgrund gesetzlicher Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Verband sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail, über ein Kontaktformular oder unseren Mängelmelder den Kontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von einer betroffenen Person an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

4.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

  • Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DS-GVO i. V. m. ThürDSG
  • Vertrag oder Vertragsanbahnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i. V. m. ThürDSG
  • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welcher der Verantwortliche unterliegt: Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i. V. m. ThürDSG
  • Öffentliches Interesse: Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. ThürDSG
  • Daten im Beschäftigungskontext: Art. 88 DS-GVO, §27 ThürDS

4.3. Speicherdauer der Daten

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

4.4. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Wir verzichten auf eine automatische Entscheidungsfindung oder Profiling.

4.5. Zugriffsberechtigte

Zugriff auf Ihre Daten haben:

  • der Gewässerunterhaltungsverband Untere Saale/Roda
  • Dienstkräfte, die mit der Bearbeitung des Vorgangs betraut werden

4.6. Weitergabe

4.6.1. Mögliche Empfänger Ihrer Daten

Unter Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Regelungen bzw. etwaiger vorliegender Einwilligungserklärungen, werden Ihre Daten im Rahmen der Zweckbestimmung ggf. an Dritte übermittelt.

Als derartige Dritte kommen insbesondere in Betracht:

  • externe Dienstleister (in der Regel sog. Auftragsverarbeiter – mit deren Hilfe wir unsere Dienste anbieten, verbessern, schützen) mit entsprechenden Verträgen. Diese Dienstleister greifen nur auf Ihre Informationen zu, um in unserem Auftrag Aufgaben zu erfüllen.
    - Datenspeicherlösungen, IT-Dienste oder Wartung von Hard- und Software
    - Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage gern zur Verfügung.
  • Bei Notwendigkeit erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger.
    - z. B. Steuerbüro, Rechtsvertretung, Kreditinstitute, Post- und Logistikunternehmen, Vertragspartner, Versicherungen
  • Wir können Ihre Daten auch Dritten offenlegen, wenn dies nach unserem Ermessen sinnvoll und notwendig scheint, um
    - geltenden Gesetzen, Vorschriften, rechtlichen Verfahren oder angemessenen Anfragen von Behörden Folge zu leisten, (z. B. Finanzbehörden, Ermittlungsbehörden),
    - einen Menschen vor dem Tod oder schweren körperlichen Schäden zu schützen,
    - den GUV Untere Saale/Roda oder unsere Nutzer vor Betrug oder Missbrauch zu schützen,
    - die Rechte, das Eigentum, die Sicherheit oder die Interessen des GUV Untere Saale/Roda zu schützen oder
    - Aufgaben auszuführen, die im öffentlichen Interesse liegen.
4.6.2. Drittland

Ihre Daten werden nicht in einem Drittland verarbeitet oder einem Dritten in einem Drittland übermittelt.

4.7. Hinweise zu eingesetzten Techniken, Software

4.7.1. Datensicherheit

Um die von Ihnen erhobenen Daten vor Manipulationen und unberechtigten Zugriffen zu schützen haben wir diverse technische und organisatorische Maßnahmen (wie Regelungen zur Zugangs-, Zugriffs- und Zutrittsberechtigung, Verschlüsselung, Logfile-Auswertung) getroffen.

4.7.2. Links

Unser Online-Angebot enthält Links zu anderen Internetseiten. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass deren Betreiber gesetzliche Bestimmungen einhalten. Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für Daten, die auf dieser Internetseite erfasst werden. Bitte beachten Sie dennoch den Haftungsausschluss.

5. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Die rasante Entwicklung des Internet macht von Zeit zu Zeit Anpassungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich. Sie werden an dieser Stelle über die Neuerungen informiert, daher empfehlen wir Ihnen, diese Internetseite regelmäßig zu besuchen, damit Sie über den Schutz und die Verarbeitung Ihrer Daten aktuell informiert sind.

Jena, 30.09.2020

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